Umsetzung gesetzlicher Vorgaben zur E-Rechnungsstellung
Mit der flächendeckenden Einführung der Prozesse zur digitalen Verarbeitung von E-Rechnungen sind nun alle technischen und buchhalterischen Voraussetzungen geschaffen, um einen reibungslosen Umgang mit E-Rechnungen im Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Da jedoch die Umsetzung in einigen Bereichen noch nicht optimal läuft, möchten wir ausdrücklich darauf hinweisen, dass alle E-Rechnungen vollständig digital verarbeitet, geprüft, freigegeben und archiviert werden müssen. Das bedeutet, dass E-Rechnungen weder ausgedruckt noch in Papierform zur Zahlung angewiesen werden dürfen.
Wir bitten Sie daher, E-Rechnungen ausschließlich in JobRouter zu bearbeiten und eben nicht auszudrucken. Sollte das Dezernat Finanzen feststellen, dass ein Ausdruck einer E-Rechnung zur Zahlung angewiesen wurde, wird FIN diese zurückgeben und zur Bearbeitung des elektronischen Originaldokuments auffordern.
Der Grund für diese Regelung liegt darin, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Dokument darstellt, das wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben medienbruchfrei verarbeiten müssen. Nur in elektronischer Form sind alle relevanten Daten enthalten, welche für eine automatisierte, revisionssichere und gesetzeskonforme Verarbeitung erforderlich sind. Bei einem möglichen Ausdrucken gehen diese Daten verloren, und das Dokument ist umsatzsteuerrechtlich nicht mehr gültig.
Ein möglicher Ausdruck von E-Rechnungen wird nur im Falle nachweisbarer technischer Störungen innerhalb von JobRouter akzeptiert. Dies ist hinreichend auf dem Beleg zu dokumentieren.
Das Dekanat Finanzen bittet Sie ausdrücklich um Ihre Unterstützung und um Beachtung dieser Vorgabe.