FAQs – Frequently Asked Questions

Bis zu 500 € netto dürfen Sie selbst im Namen und auf Rechnung der JGU bestellen.
Dies gilt nicht für :
- Büromöbel und Stühle
- IT-Bedarf oder Apple Produkte aus dem Rahmenvertrag
- Faxgeräte und Telefonie
- Formulare für die Zentrale Verwaltung
- Fotografie
- Fuhrpark
- Hausgeräte
- Hygiene-u. Reinigungsbedarf der zentralen Verwaltung
- IT-Hardware und Software
- Küchen und Labormöbel
- Projektionstechnik
- Toner, der nicht über den Rahmenvertrag erhältlich ist
- Werkstattbedarf

Ausnahme: Wissenschaftlicher Bedarf / Geräte dürfen bis 15.000 € selbst bestellt werden.

Bitte achten Sie auf:

• eine wirtschaftliche Beschaffung durch einen Preisvergleich. Bei einem Nettoauftragswert unter 3.000€ reicht eine einfache Dokumentation, wie beispielsweise der Ausdruck aus einem Preisvergleichsportal. Bei einem Auftragswert über 3.000€ müssen Angebote eingeholt werden, deren Inhalt bestimmte Mindestangaben enthalten muss, siehe Info von Wikipedia.
• grundsätzlich nur Kauf auf Rechnung möglich, mit einer Zahlungsfrist von mindestens 14 Tagen. Vorauszahlungen sind nicht möglich.
• eine Transportversicherung darf nach §34 LHO VV (Grundsatz der Selbstdeckung) nicht enthalten sein.

Einkäufe in anderen Ländern sind risikobehaftet, da die Gewährleistungspflichten unterschiedlich geregelt sind. Zudem wird eine Einfuhrumsatzsteuer beim Import aus Nicht-EU-Ländern fällig.

Die JGU verfügt über einen Business-Account bei Amazon über den nur die FIN1-Einkäufer bestellen dürfen. Wenn Sie etwas unbedingt über Amazon beschaffen müssen und dieser Gegenstand nirgendwo sonst zu erwerben ist, senden Sie uns bitte einen Beschaffungsantrag.
  • Beratung bei generellen Beschaffungsfragen, Ausschreibungen und Vergaberecht
    Mira Mörsdorf, Tel. 20149, Email: moersdorf@uni-mainz.de
  • Büromaterial
    Rainer Klein, Tel. 22632, Email: rainer.klein@uni-mainz.de
  • Büromöbel und Stühle
    Bettina Wirth, Tel. 22512, Email: bettina.wirth@uni-mainz.de
  • Faxgeräte
    Petra Amelung, Tel. 20270, Email: petra.amelung@uni-mainz.de und
    Jörg Runkel, Tel. 24138, Email: joerg.runkel@uni-mainz.de
  • Fotografie
    Stefan Brückner, Tel. 27274, Email: s.brueckner@uni-mainz.de
  • Fuhrpark
    Andreas Plecker, Tel. 22623, Email: andreas.plecker@uni-mainz.de
  • Hausgeräte
    Margit Scheib, Tel. 20311, Email: margit.scheib@uni-mainz.de
  • Hygiene- und Reinigungsmittel
    Rainer Klein, Tel. 22632, Email: rainer.klein@uni-mainz.de
  • IT-Hardware
    Petra Amelung, Tel. 20270, Email: petra.amelung@uni-mainz.de und Jörg Runkel, Tel. 24138, Email: joerg.runkel@uni-mainz.de
  • Küchen und Labormöbel
    Margit Scheib, Tel. 20311, Email: margit.scheib@uni-mainz.de
  • Präsentations- und Konferenztechnik
    Stefan Brückner, Tel. 27274, Email: s.brueckner@uni-mainz.de
  • Software (nur wenn über ZDV keine Lizenz vorhanden)
    Petra Amelung, Tel. 20270, Email: petra.amelung@uni-mainz.de und
    Jörg Runkel, Tel. 24138, Email: joerg.runkel@uni-mainz.de
  • Telefonie
    Petra Amelung, Tel. 20270, Email: petra.amelung@uni-mainz.de und
    Jörg Runkel, Tel. 24138, Email: joerg.runkel@uni-mainz.de
  • Toner
    Rainer Klein, Tel. 22632, Email: rainer.klein@uni-mainz.de
  • Werkstattbedarf
    Margit Scheib, Tel. 20311, Email: margit.scheib@uni-mainz.de
  • Wissenschaftlicher Bedarf FB Chemie, Pharmazie und Geowissenschaft und Biologie
    Andreas Plecker, Tel. 22623, Email: andreas.plecker@uni-mainz.de
  • Wissenschaftlicher Bedarf für FB Sozialwissenschaften, Medien und Sport, Physik, Mathematik und Informatik
    Stefan Brückner, Tel. 27274, Email: s.brueckner@uni-mainz.de
Ab einem Netto-Warenwert von 40.000,00 € muss eine Ausschreibung erfolgen. Bei wissenschaftlichen Geräten liegt diese Wertgrenze bei 214.000,00 €. Eine Ausschreibung dauert je nach Umfang ca. 3-6 Wochen.
Sollten Sie durch einen Preisvergleich ein günstigeres Angebot als das des Rahmenvertrages finden, darf die günstigere Ware bei einem anderen Anbieter bestellt werden.
Bitte bewahren Sie den Lieferschein zusammen mit ihren Bestellunterlagen auf.
• Ist das Paket für Sie bestimmt/ richtige Adresse?
• Handelt es sich um den richtigen Lieferanten?
• Ist die Verpackung in Ordnung?
Bei Öffnung des Pakets ist zu prüfen:
• Stimmen Menge, Stückzahl oder Gewicht mit dem Lieferschein überein?
• Sind die richtigen Artikel geliefert worden?
• Sind Schäden an der Ware auf den ersten Blick erkennbar?
• Ist das Gerät funktionstüchtig?

Bitte lehnen Sie die Lieferung ab, wenn das Paket/die Ware beschädigt ist oder Sie den Lieferanten nicht zuordnen können und setzten FIN1 in Kenntnis.

Die Einrichtung der Universität, die den Zuschlag für die Beschaffung erteilt hat, muss die Einhaltung des Wettbewerbs und die ordnungsgemäße Abwicklung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Diese Unterlagen sind von dieser Stelle mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem auf die vollständige Abwicklung des Vorgangs folgenden Jahr, d.h. Beschaffung abgeschlossen in 2010; Beginn der Aufbewahrungsfrist 01.01.11; Ende Aufbewahrungsfrist 31.12.2020.
Bitte melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort hier an:
https://www.verwaltung.finanzen.uni-mainz.de/uni-interne-informationen/
In diesem Bereich finden Sie alle aktuellen Rahmenverträge und weitere Hinweise zum Einkauf bei den Rahmenvertrags-Lieferanten.
• Ab einem Auftragswert von 214.000 € ohne Umsatzsteuer gilt für die Beschaffung von Leistungen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
• die Vergabeverordnung (VgV)
• die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) mit VV über die Anwendung der VOL
• die Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) mit VV über die Anwendung der VOB
• die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) mit VV über die Anwendung der VOF
• die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den VV zum Vollzug der LHO (VV-LHO)
• die VV zur Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung
• das Mittelstandsförderungsgesetz (MFG) mit VV über die angemessene Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
• die VV über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
• die VV über das Öffentliche Auftrags- und Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz vom 04.07.2014
• Landesgesetz zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben vom 01.12.2010
Bitte senden Sie uns einen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Beschaffungsantrag zu an ZMW@uni-mainz.de oder per Fax an 53382. Evtl. bereits von Ihnen eingeholte Angebote können Sie beifügen. Sollte aus Ihrer Sicht nur ein bestimmter Anbieter in Frage kommen, ist eine nachvollziehbare Ausschließlichkeitsbegründung beizulegen.