FAQs – Frequently Asked Questions

Bis zu 3.000 € netto dürfen Sie selbst im Namen und auf Rechnung der JGU bestellen.

Ausnahme: Die Beschaffung von Geräten, die mit einem Netzwerkanschluss oder WLAN-Interface im JGU-Netz betrieben werden sollen, muss über das Referat FIN 1, Einkauf erfolgen.

Bitte achten Sie auf:

• eine wirtschaftliche Beschaffung durch einen Preisvergleich. Bei einem Nettoauftragswert unter 3.000€ reicht eine einfache Dokumentation, wie beispielsweise der Ausdruck aus einem Preisvergleichsportal.
• grundsätzlich ist nur der Kauf auf Rechnung möglich, mit einer Zahlungsfrist von mindestens 14 Tagen. Vorauszahlungen sind nicht möglich.
• eine Transportversicherung darf nach §34 LHO VV (Grundsatz der Selbstdeckung) nicht enthalten sein.

Ein Musterformular für die eigene Bestellung ist unter Uni-interne Informationen hinterlegt. Die Nutzung ist unverbindlich.

Einkäufe in anderen Ländern sind risikobehaftet, da die Gewährleistungspflichten unterschiedlich geregelt sind. Zudem wird eine Einfuhrumsatzsteuer beim Import aus Nicht-EU-Ländern fällig.

Die JGU verfügt über einen Business-Account bei Amazon. Bitte senden Sie an FIN1 die ausgefüllte Amazon-Anmeldung, diese finden Sie unter den Uni-internen Informationen. Nach der Freischaltung können Sie den JGU Account nutzen.
Ab einem Netto-Auftragswert von 3.000,00 € muss für Liefer- und Dienstleistungen eine Verhandlungsvergabe in Form einer E-Vergabe erfolgen – diese ist zwar laut Gesetz keine Ausschreibung, hat aber den Charakter einer solchen (es muss eine Leistungsbeschreibung mit Zuschlagskriterien erstellt werden, zudem erfolgt die Vergabe über das aktuell vom Einkauf genutzte Vergabeportal des Landes – der Auftrag muss daher über den Einkauf erfolgen!).

Ab einem Netto-Auftragswert von 40.000,00 € muss für Liefer- und Dienstleistungen eine „Beschränkte Ausschreibung“ erfolgen (Details entnehmen Sie bitte der aktuell geltenden Beschaffungsrichtlinie, siehe Anlage 3.5, S.10).

Ab einem Netto-Auftragswert von 80.000,00 € muss für Liefer- und Dienstleistungen eine „Öffentliche Ausschreibung“ erfolgen (Details entnehmen Sie bitte der aktuell geltenden Beschaffungsrichtlinie, siehe Anlage 3.6, S.10).

Ab einem Netto-Auftragswert von 215.000,00 € muss für Liefer- und Dienstleistungen eine „EU-Ausschreibung“ erfolgen (weitere Details erhalten Sie vom jeweiligen Sachbearbeiter).

Für Gerätschaften zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, besteht die Möglichkeit, im Bereich zwischen 3.000,00 € netto und 215.000,00 € eine E-Vergabe durchzuführen und somit auf eine Beschränkte bzw. Öffentliche Ausschreibung zu verzichten. Nähere Infos erhalten Sie vom jeweiligen Sachbearbeiter.

Zeitplan für Ausschreibungen:
Verhandlungsvergabe -> laut Gesetzgeber „angemessen“ – tendenziell 1-4 Wochen, je nach Auftragsgegenstand
Beschränkte Ausschreibung -> laut Gesetzgeber „angemessen“ – tendenziell 1-4 Wochen, je nach Auftragsgegenstand
Öffentliche Ausschreibung -> laut Gesetzgeber „angemessen“ –tendenziell 1-4 Wochen, je nach Auftragsgegenstand
EU-Ausschreibung -> ca. 4-6 Wochen

Sollten Sie durch einen Preisvergleich ein günstigeres Angebot als das des Rahmenvertrages finden, darf die günstigere Ware bei einem anderen Anbieter bestellt werden.
Bitte bewahren Sie den Lieferschein zusammen mit ihren Bestellunterlagen auf.

Bitte unverzüglich prüfen:
• Stimmt die Lieferadresse mit Ihrer überein?
• Handelt es sich um den richtigen Lieferanten?
• Ist die Verpackung in einwandfreiem Zustand?

Bei Öffnung des Pakets ist zu prüfen:
• Stimmen Menge, Stückzahl oder Gewicht mit dem Lieferschein überein?
• Sind die richtigen Artikel geliefert worden?
• Sind Schäden an der Ware auf den ersten Blick erkennbar?
• Ist das Gerät funktionstüchtig?

Wenn die Verpackung erheblich beschädigt ist oder die falsche Ware geliefert wurde, muss die Warenannahme verweigert werden und ein entsprechender Vermerk auf dem Lieferschein erfolgen. Bitte fotografieren Sie den beschädigten Karton/die beschädigte Ware. Der Lieferant ist hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen, damit umgehend Ersatz geliefert wird. Sollte die Ware trotz Ablehnung der Annahme berechnet werden, ist die Rechnung sofort mit dem Vermerk „Annahme verweigert“ gegenüber dem Lieferanten zurückzuweisen.
Ist die Beschädigung der Verpackung gering und die Ware allem Anschein nach unversehrt, kann die Lieferung angenommen werden. Bitte fotografieren Sie den beschädigten Karton/die beschädigte Ware und vermerken Sie auf dem Lieferschein unbedingt einen entsprechenden Hinweis, um im Falle einer späteren Reklamation einen Beweis vorlegen zu können.
Sollten bei der Inbetriebnahme des gelieferten Geräts durch den Nutzer (versteckte) Mängel sichtbar werden, so muss umgehend der Lieferant informiert werden, um die Mängelansprüche geltend zu machen (bitte Kopie an FIN1, wenn die Ware von dort bestellt wurde). Bei der Reklamation an den Lieferanten sind die Beschäftigten des Referats FIN1 gerne behilflich. Ist ein Abnahmetermin (ggf. mit Einweisung) vor Ort ausdrücklich mit dem Lieferanten vereinbart, ist ein Abnahmeprotokoll anzufertigen. In Streitfällen sind FIN1 und ggf. die Stabstelle Rechtsangelegenheiten einzuschalten.
Die Einrichtung der Universität, die den Zuschlag für die Beschaffung erteilt hat, muss die Einhaltung des Wettbewerbs und die ordnungsgemäße Abwicklung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Diese Unterlagen sind von dieser Stelle mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem auf die vollständige Abwicklung des Vorgangs folgenden Jahr, d.h. Beschaffung abgeschlossen in 2010; Beginn der Aufbewahrungsfrist 01.01.11; Ende Aufbewahrungsfrist 31.12.2020.
Im Bereich Uni-interne Informationen finden Sie alle aktuellen Rahmenverträge und weitere Hinweise zum Einkauf bei den Rahmenvertrags-Lieferanten.
• Ab einem Auftragswert von 215.000 € ohne Umsatzsteuer gilt für die Beschaffung von Leistungen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
• die Vergabeverordnung (VgV)
• die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
• die Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) mit VV über die Anwendung der VOB
• die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den VV zum Vollzug der LHO (VV-LHO)
• die VV zur Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung
• das Mittelstandsförderungsgesetz (MFG) mit VV über die angemessene Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
• die VV über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge
• die VV über das Öffentliche Auftrags- und Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz 2021
• Landesgesetz zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben vom 01.12.2010
Bitte senden Sie einen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Beschaffungsantrag an einkauf@uni-mainz.de

Sollte aus Ihrer Sicht nur ein bestimmter Anbieter in Frage kommen, ist eine nachvollziehbare Ausschließlichkeitsbegründung beizulegen.