Lieferanten-Informationen

 

• Wenn Sie die verschiedenen Bereiche der JGU als eigenen Kunden führen, empfehlen wir die dezentralen E-Mailadressen der Bereiche der JGU für den Versand der Rechnungen zu nutzen, da es uns die interne Zuordnung erleichtert und die Bearbeitung beschleunigt. Angaben dazu finden Sie in den jeweiligen Bestellungen (Beispiel: rechnungen-fb03@uni-mainz.de).

• Die zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen der Universität Mainz ist rechnung@uni-mainz.de . Sie ist nur zu verwenden, wenn eine Abwicklung über die dezentralen Mailadressen der Bereiche der JGU nicht möglich ist. Bitte beachten Sie, dass die Rechnung die unten genannten Informationen enthalten muss, damit eine korrekte Zuordnung der Rechnung möglich ist. Rechnungen, die wegen fehlender Zuordnungskriterien nur mit erhöhtem Aufwand zuordenbar wären, werden nicht bearbeitet und müssen zurückgewiesen werden.

• Die von Ihnen an uns geschickte Rechnung muss das Wort „Rechnung“ oder „Invoice“ im E-Mail-Betreff enthalten. Schicken Sie bitte genau eine Rechnung pro Nachricht. Sollten Sie mehrere Rechnungen an uns schicken wollen, so bitten wir darum, diese in mehreren E-Mails zu tun.

• ZUGFeRD 2.1.1/Factur-X und ZUGFeRD 1.0, wie in der Norm EN 16931 (COMFORT) definiert. Wir unterstützen nicht die Version EXTENDED, mit der Ausnahme, dass wir alle Felder, die in EN 16931 vorhanden sind, einlesen. Das ZUGFeRD Format ist das von uns präferierte Format und wir empfehlen unseren Lieferanten, dieses Format zu nutzen.

• XRechnung, wie in den Standards UN/CEFACT CII, Version 1.2.2, 2.0.0, 2.0.1, 2.1.1, 2.2.0 und 2.3.1, dem Standard UBL, Version 1.2.2, 2.0.0, 2.0.1, 2.1.1, 2.2.0 und 2.3.1 oder dem Standard XRechnung der KoSIT für öffentliche Auftraggeber definiert.

• Im Feld „BT-10 – BuyerReference“ muss die JGU Leitweg-ID eingetragen sein. Unsere Leitweg-ID ist die 07-HSJOGUUNIMZ00-96

• Im Feld „BT-48 – Buyer VAT identifier“ muss die JGU-Umsatzsteuer-ID eingetragen sein. Unsere Umsatzsteuer-ID ist die DE 149 065 685

• Im Feld „BT-13 – OrderReference/Id“ muss die JGU-interne Bestellnummer eingetragen sein, sofern diese bei der Bestellung vom jeweiligen Besteller angegeben wird. Sollte der Besteller keine JGU-interne Bestellnummer angeben, soll dieses Feld leer bleiben.

• Im Feld „BT-58 – Buyer contact email address” (bei ZUGFeRD: EmailURIUniversalCommunication in BuyerTradeParty) muss die persönliche E-Mail-Adresse des Bestellers eingetragen sein. Hierbei sind nur E-Mail-Adressen mit der Endung uni-mainz.de zulässig.

• Im Feld “BT-46 – BuyerIdentifier“ kann eine (i. d. R. von Ihnen vergebene) Kennung des Bestellers, wie z. B. unsere Kundennummer bei Ihnen, eingetragen werden.

• Darüber hinaus müssen alle E-Rechnungen (wie bisher) alle Angaben nach §14 und §14a UstG enthalten.

• Wenn Sie Fragen zu E-Rechnungen haben, erreichen Sie uns per Mail unter der zentralen Support-Hotline für E-Rechnungen beere-support@uni-mainz.de.